Ohjelmistorobotiikka (Robotic Process Automation, RPA) tarkoittaa ohjelmistoa, joka matkii ihmisen tekemää työtä toistuvissa prosesseissa käyttäen samaa käyttöliittymää ja samoja ohjelmistosovelluksia kuin ihminen. Alan maailmanlaajuiseksi markkinaksi arvioidaan tällä hetkellä noin kaksi miljardia euroa. Kasvuksi ennustetaan 2020-luvulle asti yli 60 prosenttia vuodessa. Ala on rantautunut myös Suomeen ja kokeiluja on tehnyt jo esimerkiksi pohjoismainen pankkikonserni ja valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet.
Ohjelmistorobotiikkaa kuvataan usein helpoksi, nopeaksi ja kustannuksiltaan edulliseksi keinoksi parantaa yrityksen tehokkuutta, lyhentää prosessien läpimenoaikoja ja eliminoida inhimilliset virheet. Jotta RPA:sta voidaan saada täydet hyödyt irti, kannattaa organisaation kuitenkin ensi selvittää, pohtia ja ratkaista monta kysymystä.
Strategisia kysymyksiä:
Mitä ohjelmistorobotiikka tarkoittaa juuri meidän yrityksellemme? Kannattaako meidän hyödyntää robotiikkaa? Tulisiko robotiikkaa hyödyntää ydinliiketoiminnassa, tukifunktioissa vai molemmissa? Mitä tavoitteita ohjelmistorobotiikan hyödyntämiselle asetamme? Onko meillä riittävästi sisäisiä resursseja käynnistää kehitystyö RPA:n avulla? Entä miten varmistamme oman oppimisemme ja RPA-osaamisemme?
Operatiivisia kysymyksiä:
Miten pääsemme alkuun? Mitä prosesseja ja osaprosesseja meillä on? Mihin niistä ohjelmistorobotiikka soveltuu? Missä sovelluskohteissa kykenemme robotiikan avulla saamaan suurimmat hyödyt? Mitkä RPA-työkalut ja menetelmät soveltuvat parhaiten meidän prosesseihimme? Mitä investointeja RPA:n hyödyntäminen edellyttää – ja kuinka suuria kustannus- ja muita hyötyjä voimme odottaa saavamme?
Kun mahdolliset sovelluskohteet on tunnistettu ja analysoitu yksityiskohtaisesti toteutettavuuden ja liiketoimintahyötyjen kannalta, on aika testata RPA:n toimivuus käytännössä.
6 askelta ohjelmistorobotiikan toimivuuden testaamiseen
1. Rakenna Proof-of-Concept-suunnitelma, luo hyväksymiskriteerit ja suunnittele resursointi.
2. Valitse koekaniinit: 2-3 työvaihetta tai osaprosessia, joissa ohjelmistorobottia testataan. Läpivalaise ne näppäinkomentotasolle asti.
3. Analysoi RPA-työkalut ja -ratkaisut suhteessa yrityksesi tarpeisiin. Valitse vähintään kaksi robottia vertailun mahdollistamiseksi.
4. Asenna valitsemasi ohjelmistorobotit järjestelmäympäristöösi.
5. ”Kouluta” robotit ja laita ne töihin.
6. Analysoi tulokset.
Lopuksi: tee strategiset ja operatiiviset päätökset RPA:n roolista yrityksessäsi – ja toteuta ne.