Juuri julkaistun valtioneuvoston kanslian Roboäly-hankkeen raportti avaa, miten robotiikkaa ja tekoälyä sovelletaan suomalaisissa julkisen sektorin organisaatioissa. Usean vuoden ohjelmistorobotiikan hyödyntämisen ja kehittämisen myötä on hyvä aika pysähtyä tarkastelemaan, miten ohjelmistorobotiikkaa oikeasti suomalaisissa organisaatioissa hyödynnetään.

Tämä on ohjelmistorobotiikan hyödyntämistä ja vaikuttavuutta käsittelevän artikkelisarjan ensimmäinen osa. Artikkelisarja perustuu Korkian vuosina 2014-2018 toteuttamiin ohjelmistorobotiikan kehitysprojekteihin kymmenissä suomalaisissa yrityksissä, joissa on tunnistettu yli 1500 käyttötapausta.

Ohjelmistorobotiikkaa on Suomessa hyödynnetty jo usean vuoden ajan erityisesti yksityisellä sektorilla, mutta myös julkiset toimijat ovat yhä enenevissä määrin kartoittamassa kyseisen teknologian niille avaamia mahdollisuuksia. Monissa organisaatioissa ohjelmistoroboteista on tullut mieluisia työkavereita ihmisten rinnalle, ja automatisoitujen työtehtävien määrästä puhutaan kymmenissä.

Samalla kun yhä uudet yritykset ja julkisen sektorin toimijat pohtivat ohjelmistorobotiikan soveltuvuutta toimintojensa tehostamiseen, monilla organisaatioilla on jo useiden vuosien kokemus kyseisestä teknologiasta, sen sovelluskohteista ja sen tuomista hyödyistä. Nyt onkin hyvä aika pysähtyä tarkastelemaan, miten ohjelmistorobotiikkaa oikeasti suomalaisissa organisaatioissa hyödynnetään.

Juuri julkaistussa valtioneuvoston kanslian Roboäly-hankkeen raportissa paneudutaan robotiikan ja tekoälyn soveltamiseen ja askelmerkkeihin julkisen sektorin organisaatioissa. Korkia on ollut mukana selvityksessä taustavaikuttajana. Osana hanketta tutkittiin vajaan 900 ohjelmistorobotiikalle potentiaalisen käyttötapauksen pitkää listaa tavoitteena selvittää, mihin organisaation toimintoihin ja työtehtäviin ohjelmistorobotiikan hyödyntämispotentiaali sijoittuu.

 

RPA:n hyödyt eivät rajoitu ainoastaan tukitoimintojen tehostamiseen

Ohjelmistorobotiikalle soveltuvia työtehtäviä löytyy niin organisaatioiden ydin- kuin tukitoimintojenkin piiristä. Aiemman tutkimuksen mukaan taloushallinnon työtehtävät ovat erityisen potentiaalisia ohjelmistorobotiikalle, koska ne ovat hyvin sääntöpohjaisia ja usein toistuvia.

Varsinkin myyntisaamisten ja ostovelkojen prosesseissa on paljon volyymia. Taloushallinnosta onkin toistuvasti povattu merkittävintä ohjelmistorobotiikan hyödyntäjää lähitulevaisuudessa. Myös henkilöstöhallinnon RPA-potentiaali nähdään esimerkiksi asiakaspalvelua, hankintoja ja myyntiä suurempana.

Hankkeessa analysoitu lista ohjelmistorobotiikalle potentiaalisista käyttötapauksista osoittaa kuitenkin toista: lähes 40 prosenttia kaikista analysoiduista työtehtävistä ja osaprosesseista liittyi organisaatioiden ydintoimintoihin ja erityisesti myynnin, tilauksen ja toimituksen prosesseihin.

”Erityisesti markkinointiviestinnän, asiakaspalvelun ja erilaisten tilausten käsittelyjen ja toimitusten työtehtävissä voidaan ohjelmistorobotin avulla saavuttaa merkittäviä tehokkuushyötyjä ja laadullisia parannuksia.”

Siinä missä aikaisemman tutkimuksen mukaan jopa kolme neljästä organisaatiosta hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa lyhyellä aikajänteellä nimenomaan taloushallinnossa, nyt tutkitusta näytteestä taloushallintoa edusti vain alle viidennes. Organisaatioissa jo toteutettujen käyttötapausten joukossa osuus on yhä pienempi.

Organisaation ydintoiminnoilla viitataan tässä yhteydessä niiden asiakas- ja sidosryhmäprosesseihin, jotka tuottavat näille sidosryhmille arvoa. Erityisesti markkinointiviestinnän, asiakaspalvelun ja erilaisten tilausten käsittelyjen ja toimitusten työtehtävissä voidaan ohjelmistorobotin avulla saavuttaa merkittäviä tehokkuushyötyjä ja laadullisia parannuksia.

 

Ohjelmistorobotiikka asiakaspalvelun ja datan laadun kohentajana

Robotit tekevät eri organisaation toiminnoissa hyvin eri tyyppisiä työtehtäviä. Asiakkaisiin kytkeytyvissä prosesseissa robotit tekevät paljon erilaisten tilausten ja hakemusten esikäsittelyä, minkä ansiosta henkilöstö pystyy keskittymään paremmin asiakkaan palvelemiseen. Esimerkiksi HOASilla on otettu ohjelmistorobotiikka käyttöön sujuvoittamaan opiskelija-asuntojen hakuprosessia. Ohjelmistorobotille potentiaalisia työtehtäviä näissä toiminnoissa ovat myös erilaiset viestien lähetykset.

Niin potentiaaliset liidit kuin nykyiset asiakkaat voivat ohjelmistorobotin avulla saada kohdennetumpaa ja paremmin ajoitettua markkinointiviestintää. Taloushallinnossa robotteja työllistävät erityisesti tiedon täsmäyttämiseen liittyvät työtehtävät, ja tietohallinnossa tehdään ohjelmistorobotilla paljon esimerkiksi käyttöoikeushallinnan tehtäviä.

”Monissa organisaatioissa on ajauduttu tilanteeseen, joissa niiden tuotteisiin, asiakkaisiin ja toimittajiin liittyvä ydintieto on osin vanhentunutta, hajallaan eri järjestelmissä tai muuten huonolaatuista. Ohjelmistorobotti on tämän korjaamiseen oiva väline.”

Yksi aliarvioitu, joskin merkittävä ohjelmistorobotiikan hyödyntämiskohde on master data ja sen hallinta. Esimerkiksi taloushallintoon verrattuna organisaatioissa toteutetut RPA-automaatiot ovat sijoittuneet selvästi vahvemmin tämän tyyppisiin työtehtäviin.

Huonolaatuinen master data voi aiheuttaa organisaatiolle merkittäviä haittoja niin taloudellisesti kuin maineenkin näkökulmasta. Siitä huolimatta monissa organisaatioissa on ajauduttu tilanteisiin, joissa niiden tuotteisiin, asiakkaisiin ja toimittajiin liittyvä ydintieto on osin vanhentunutta, hajallaan eri järjestelmissä tai muuten huonolaatuista.

Ohjelmistorobotti on oiva väline erityisesti kertaluonteisiin dataa siivoaviin toimenpiteisiin, joita ei järjestelmän puolesta tai manuaalisesti olisi järkevää tehdä. Myytti taloushallinnon ylivertaisuudesta ohjelmistorobotiikan sovelluskohteena näyttäisi olevan murrettu.

 

Kirjoittaja Justus Tirronen on Korkialla ohjelmistorobotiikan ratkaisukonsulttina työskentelevä lähes valmis diplomi-insinööri.  Justuksen vapaa-aika kuluu erilaisten pallojen perässä juostessa ja ystävien kanssa maailmaa parantaessa.