Tämä on ohjelmistorobotiikan hyödyntämistä ja vaikuttavuutta käsittelevän artikkelisarjan toinen osa. Artikkelisarja perustuu osana diplomityötä tehtyyn kolmiosaiseen empiiriseen tutkimukseen: Korkian vuosina 2014-2018 toteuttamiin ohjelmistorobotiikan kehitysprojekteihin kymmenissä suomalaisissa yrityksissä, haastatteluihin yksityisen ja julkisen sektorin organisaatioissa, sekä tapaustutkimukseen suomalaisessa yksityisen sektorin organisaatiossa.
Ohjelmistorobotiikan keskeisenä hyötynä on perinteisesti nähty operatiivinen tehokkuus: RPA:n avulla säästettävät henkilötyövuodet ja kustannussäästöt ovat ohjelmistorobotiikan arvolupauksen ytimessä, ja RPA-automaation raportoidaankin monissa organisaatioissa johtaneen henkilöiden sisäisen uudelleen sijoittumisen sekä irtisanomisten kautta realisoituneisiin kustannushyötyihin. Ohjelmistorobotiikkamarkkinan ja mediahuomion kasvaessa moni huomaakin kysyvänsä itseltään: Mitä ohjelmistorobotiikka tarkoittaa juuri minun työnkuvalleni? Viekö robotti työpaikkani?
Tässä vaiheessa voi kuitenkin huokaista helpotuksesta, sillä suomalaisissa yksityisen ja julkisen sektorin organisaatioissa suoritetun haastattelututkimuksen mukaan ohjelmistorobotiikalla ei suomalaisissa organisaatioissa monestikaan automatisoida kokonaisia työnkuvia, vaan yksittäisiä työtehtäviä. Tämän takia myös RPA:n myötä tehtävät irtisanomiset ja tätä kautta saavutetut absoluuttiset kustannussäästöt eivät ole tällä hetkellä realismia suurimmassa osassa RPA:ta hyödyntävistä organisaatioista. Suomalaiset organisaatiot keskittyvätkin RPA-automaatiossa kustannusvähennysten sijaan vastaamaan alati kasvaviin ulkoisiin vaatimuksiin mm. regulaation saralla sekä resurssipulaan ja siten lisärekrytointien välttämiseen.
Laadulliset hyödyt ovat yhä useammin RPA:n hyödyntämisen peruste
Tuoreempien alaa koskevien tutkimusten mukaan erilaiset laadulliset parannukset ovat yhä useammin lähtökohta RPA:n hyödyntämiselle. Myös tehty haastattelututkimus tukee tätä havaintoa: suomalaiset organisaatiot perustelevat RPA-projektejaan operatiivisen tehokkuuden lisäksi erilaisilla asiakas- ja henkilöstötyytyväisyyteen sekä laadullisiin parannuksiin liittyvillä näkökulmilla.
RPA-automaation avulla voidaan paitsi vähentää automatisoitavissa prosesseissa tapahtuvien virheiden määrää, myös minimoida mahdollisia manuaaliprosessiin liittyviä riskejä parantaa organisaation sisäistä valvontaa. Ohjelmistorobotin hyödyntämisellä voi olla myös merkittävä rooli esimerkiksi manuaaliprosessin hitaudesta tai järjestelmien ominaisuuksista koituvien lisäkulujen karsimisessa: esimerkiksi taloushallinnon manuaaliprosessien hitaus voi vaikuttaa suoraan kassavirran- ja taseenhallintaan sekä nousseina viivästyskorkokuluina organisaatiolle.
”Tuoreempien alaa koskevien tutkimusten mukaan erilaiset laadulliset parannukset ovat yhä useammin lähtökohta RPA:n hyödyntämiselle. Myös tehty haastattelututkimus tukee tätä havaintoa”
Myös asiakaskokemuksen ja -tyytyväisyyden parantaminen nähdään ohjelmistorobotiikan merkittävänä hyötynä. RPA:n avulla asiakas voi saada asiansa käsiteltyä huomattavasti aiempaa nopeammin, mikä vähentää tarvetta ylimääräisille yhteydenotoille. Ohjelmistorobotin avulla asiakkaille voidaan myös tuottaa aiempaa säännöllisempää, ajantasaisempaa ja kohdistetumpaa viestintää. Vaikka näiden työtehtävien automatisoinnin absoluuttiset työsäästöt eivät olisikaan merkittäviä, parantunut asiakaskokemus nostaa näiden käyttötapausten prioriteettia organisaatioiden RPA-tiekartassa.
Strategiset hyödyt kannattaa pitää mielessä RPA:n hyödyntämisessä
Vaikka RPA:n hyödyntämistä perustellaan tehokkuus- ja laatuhyödyillä, on hyvä muistaa, että sen avulla on mahdollista saavuttaa myös strategisia hyötyjä. RPA mahdollistaa esimerkiksi uusien palveluiden kehittämisen, testauksen ja lanseerauksen: 14 organisaatioon tehdyssä haastattelututkimuksessa neljässä organisaatiossa oli pystytty luomaan RPA:n avulla uusia palveluita, joita ei olisi ollut mahdollista toteuttaa muilla tavoin. Yksi esimerkki tutkituissa organisaatioissa toteutetuista palveluista oli uudenlainen asiakasviestinnän palvelu.
”Jatkossa RPA:ta voidaan hyödyttää myös tekoälyyn liittyvien kyvykkyyksien rakentamisessa organisaatioon, kun robottien keräämää lähtödataa voidaan hyödyntää erilaisten tekoälysovellusten lähtödatana ja tiedon rikastamisessa.”
Myös tiedolla johtamisen ja analytiikan näkökulmat korostuvat RPA:n hyödyntämisessä. Datan parempi analysoiminen ja hyödyntäminen on yhä olennaisempi osa menestyvää liiketoimintaa. Esteenä on usein oleellisen tiedon tunnistamisen, keräämisen ja käsittelyn työläys. Ohjelmistorobotti on erinomainen työkalu suurien datamäärien keräämisessä, rikastamisessa ja jatkojalostamisessa eri järjestelmistä. RPA:n avulla on organisaatioissa onnistuttu tuottamaan kattavampaa seurantaa ja raportointia päätöksenteon tueksi.
Jatkossa RPA:ta voidaan hyödyttää myös tekoälyyn liittyvien kyvykkyyksien rakentamisessa organisaatioon, kun robottien keräämää lähtödataa voidaan hyödyntää erilaisten tekoälysovellusten lähtödatana, ja analyysin tuloksia voidaan syöttää toimenpiteiksi käsittelyjärjestelmään. IPA (Intelligent Process Automation) onkin yksi alan kuumista termeistä ja ohjelmistorobotiikan hyödyntämisen seuraava aalto. Tällöin yhdistetään ohjelmistorobotiikan automaatio ja koneoppimisen mahdollisuudet saumattomasti.
Vaikka ohjelmistorobottien leipätyötä on ihmisten korvaaminen niissä kaikkein toisteisimmissa työtehtävissä, joskus todelliset kultakimpaleet löytyvät katsomalla puhdasta kustannussäästöä pidemmälle.
Kirjoittaja Justus Tirronen on Korkialla ohjelmistorobotiikan ratkaisukonsulttina työskentelevä lähes valmis diplomi-insinööri. Justuksen vapaa-aika kuluu erilaisten pallojen perässä juostessa ja ystävien kanssa maailmaa parantaessa. Lue myös artikkelisarjan ensimmäinen osa Mututuntumasta faktoihin – mihin robotiikkaa oikeasti käytetään suomalaisissa yrityksissä? (osa 1)